چالش‌های مدیران با مدیریت تردد پرسنل

هورناز (hornaz.ir):

مدیریت جابجایی پرسنل برای بسیاری از مدیران سازمان ها و ادارات امری دشوار است. مشکلات مربوط به مدیریت ترافیک کارکنان معمولاً به دلایل مختلفی مانند کنترل زمان، نظارت بر حضور و غیاب و حفظ نظم و انضباط در سازمان به وجود می آید.

دستگاه حضور و غیاب با فناوری های مختلف مانند دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت، کارت خوان RFID یا دستگاه تشخیص چهره می تواند بر اساس نیاز سازمان یا کسب و کار بر ترافیک کارکنان نظارت و مدیریت کند.

در اینجا نمونه هایی از مشکلاتی که مدیران در کنترل حرکت کارکنان دارند را نشان می دهیم و نقش سیستم های حضور و غیاب را در حل این مشکلات مورد بحث قرار می دهیم:

زمان ورود و خروج

در بسیاری از سازمان ها و ادارات به دلیل عدم حضور و غیاب سیستم، ورود و خروج پرسنل مورد توجه قرار نمی گیرد و مدیران این سازمان ها با مشکلاتی از جمله دیر ورود، خروج زودهنگام، کار غیررسمی پرسنل مازاد مواجه هستند.

همچنین ممکن است کارکنان در سازمان زمان شروع یا پایان دقیقی نداشته باشند، به این معنی که مدیریت نمی تواند ساعات کاری کارکنان را به درستی مدیریت و برنامه ریزی کند یا دستمزد کارکنان را به درستی محاسبه کند.

برای رفع این مشکل و کنترل دقیق زمان ورود و خروج، نصب دستگاه حضور و غیاب ضروری است. این دستگاه می تواند زمان ورود و خروج هر فرد را به دقت ثبت کند. این اطلاعات به‌طور خودکار در نرم‌افزار حضور و غیاب ذخیره می‌شود و به مدیران این امکان را می‌دهد تا ساعات کار کارکنان را به دقت بررسی کنند.

حرکت غیر مجاز

از جمله مشکلاتی که مدیران با آن مواجه هستند استفاده از روش های تردد غیرمجاز توسط کارکنان (مثلا ورود با کارت همکار یا دستکاری سیستم) است. به عنوان مثال برخی از کارمندان می توانند کارت یا نام همکاران خود را ثبت کنند و به این ترتیب امکان کلاهبرداری در حین کار و حضور و غیاب پرسنل وجود دارد.

مدیران می توانند با نصب دستگاه های حضور و غیاب با فناوری های پیشرفته مانند تشخیص چهره، اثر انگشت یا عنبیه، ترافیک کارکنان را ثبت کنند. این به مدیران کمک می کند تا از تقلب در زمان جلوگیری کنند.

مدیریت مرخصی و اضافه کاری

مدیریت دقیق تعطیلات، اضافه کاری و سایر مسائل مربوط به زمان کارمندان می تواند پیچیده و وقت گیر باشد. به خصوص در یک شرکت بزرگ، اگر کارمندان به صورت دستی روزهای مرخصی خود را ثبت کنند، در محاسبه ساعات کار، تعطیلات یا اضافه کاری با خطا مواجه می شود.

نرم افزار حضور و غیاب معمولا گزینه هایی برای ثبت خودکار مرخصی، اضافه کاری و غیبت دارد. مدیران سازمان با استفاده از این نرم افزار می توانند محاسبات دقیقی در مورد ساعات حضور و غیاب کارکنان انجام دهند و به صورت خودکار ساعات مرخصی یا اضافه کاری را در گزارش های خود ثبت کنند.

محاسبه دستمزد

جمع آوری دستی و تجزیه و تحلیل داده های حضور و غیاب کارکنان می تواند زمان بر و دشوار باشد. مدیر پرسنل برای محاسبه حقوق ماهانه کارکنان باید ساعت دقیق کار هر فرد را به صورت دستی از برنامه حضور و غیاب حذف کند که منجر به خطا و اتلاف وقت می شود.

برای حل این مشکل، نرم افزار حضور و غیاب می تواند گزارش های دقیقی از حضور و غیاب کارکنان ایجاد کند. این نرم افزارها می توانند به صورت خودکار گزارش هایی از ساعات کاری، تعطیلات، غیبت ها و اضافه کاری تولید کنند که مدیران به راحتی می توانند آن ها را بررسی و تحلیل کنند.

برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب مانند وایزمن حتی قابلیت اتصال به سیستم حقوق و دستمزد و خودکارسازی فرآیند محاسبه دستمزد کارکنان را دارند.

کنترل دسترسی

یکی از مشکلات اصلی در مدیریت ترافیک پرسنل، کنترل دسترسی کارکنان به مناطق مختلف سازمان است. اگر جریان افراد به دقت مدیریت نشود، افرادی که مجاز به ورود به بخش‌های خاصی از سازمان نیستند، می‌توانند به آن بخش‌ها دسترسی پیدا کنند. به عنوان مثال، در یک بیمارستان، افراد غیرمجاز ممکن است وارد مناطق حساس مانند اتاق عمل یا آزمایشگاه شوند یا در یک مطب، وارد مناطق حساس مانند اتاق سرور یا بخش تجهیزات گران قیمت شوند.

مدیران سازمانی می توانند از دستگاه های حضور و غیاب در سیستم های کنترل دسترسی استفاده کنند تا اطمینان حاصل کنند که فقط کارکنانی که مجاز به ورود به مناطق خاص هستند از درهای خاص عبور می کنند. استفاده از سیستم کنترل دسترسی درب برای تامین امنیت مکان های مختلف بسیار مهم بوده و برای کاربران شرکت بسیار ضروری است.

چرا دستگاه مشارکت مهم است؟

یکی از بزرگترین چالش هایی که مدیران در سازمان ها با آن مواجه هستند، مدیریت حضور و غیاب و کنترل حرکت کارکنان است. این موضوع نه تنها به قابلیت اطمینان کار، بلکه مستقیماً به دستمزد کارگران مربوط می شود. دستگاه حضور و غیاب در تمامی این فرآیندها به صورت خودکار، دقیق و بدون تقلب انجام می شود.

همانطور که گفتیم نرم افزارهای حضور و غیاب و نرم افزارهای مرتبط مانند نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد می توانند به مدیران در حل مشکل مدیریت تردد کارکنان کمک کنند. این سیستم ها با ارائه اطلاعات دقیق و به موقع، کاهش خطای انسانی و امکان نظارت دقیق حضور و غیاب، به بهبود کارایی و نظم سازمانی کمک می کنند.

در واقع سیستم حضور و غیاب یکی از ابزارهای کلیدی در هر سازمانی برای مدیریت حضور و غیاب و عملکرد کارکنان است. این دستگاه ها وظیفه ثبت دقیق زمان ورود، خروج، مرخصی و اضافه کاری کارکنان و جلوگیری از خطاهای انسانی را بر عهده دارند.

استفاده از این سیستم ها به کارفرمایان امکان نظارت دقیق تری بر عملکرد کارکنان را می دهد و فرآیند پرداخت دستمزد و حقوق به صورت خودکار و بدون خطا انجام می شود. امروزه بسیاری از کسب و کارها، از کوچک تا بزرگ، از این ابزارها برای بهبود فرآیندهای مدیریت منابع انسانی خود استفاده می کنند.

خرید دستگاه حضور و غیاب

هنگام خرید یک دستگاه مدرن باید چندین فاکتور مهم را در نظر گرفت. از جمله مواردی که باید به آن توجه کنید می توان به نوع تکنولوژی، ظرفیت دستگاه، امکانات نرم افزاری و قیمت دستگاه اشاره کرد.

شرکت مهرکیا ارائه دهنده انواع دستگاه حضور و غیاب، گیت کنترل حرکتی، کنترل دسترسی و نرم افزار مدیریت حضور و غیاب می باشد. در سایت مهرکیا (mehrkia.com) می توانید انواع دستگاه های حضور و غیاب را از برندهای معتبر ZKTeco، Suprema، Virdi و Timy با گارانتی معتبر خریداری کنید.

نرم افزار مدیریت حضور و غیاب مهرکس، محصولی از مهرکیا، از تمامی دستگاه های تشخیص چهره، اثر انگشت و تشخیص چهره در برندهای مختلف پشتیبانی می کند و به شما این امکان را می دهد تا وضعیت آنلاین، دسترسی و حضور و غیاب کارکنان را در هر کجا که هستید مشاهده کنید .

اگر قصد خرید دستگاهی مدرن را برای سازمان یا کسب و کار خود دارید، تیم فروش مهرکیا آماده است تا شما را در انتخاب بهترین دستگاه و نرم افزار مدرن و مناسب سازمان شما راهنمایی کند. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید:

02122175579

09120405057

.